Medlemsinformation- och betalningsregister

Innehåller register över behandling och uppgifter för att informera den registrerade.

Förordning om dataskydd (2016/679) artiklar 13, 14 och 30.

Uppdaterad 12.12.2022 (version 2.2)

1) Registrets namn	Medlemsinformation- och betalningsregister
2) Registeransvarig	Kassan för högt utbildade KOKO Banvaktsgatan 2, 00520 Helsingfors tfn 09 4763 7600 www.kokokassa.fi
3) Registrets ansvarsperson	Kassadirektör Outi Mäki, kontaktuppgifter i punkt två
4) Registrets kontaktperson	Förmånsdirektör Anna-Stiina Luukkainen, kontaktuppgifter i punkt två
5) Dataskyddsansvarig	Dataadministrationschef Kirsi Liikkanen, kirsi.liikkanen(at)kokokassa.fi
6) Syfte med behandling av personuppgifter	Arbetslöshetskassans uppgift är att ordna förmånerna för sina medlemmar enligt lagen om utkomstskydd för arbetslösa och lagen om alterneringsledighet. För att sköta denna uppgift registreras KOKO-kassans medlemmars personuppgifter i registret för medlemsinformation -och betalningsuppgifter. Uppgifterna används i den lagstadgade behandlingen av medlemskaps – och förmånsärenden. Dessutom används uppgifterna för att utreda förmånsinformationen för Skatteförvaltningen, Pensionsskyddscentralen, social -och hälsoministeriet, arbets- och näringsministeriet, Finansinspektionen och andra aktörer som har juridisk rätt till informationen. Behandlingen av personuppgifterna baserar sig på Dataskyddsförordningen (2016/679) Punkt 1 c) i artikel 6. Skyldigheten baserar sig på artikel 1 i lagen om arbetslöshetskassor (24.8.1984/603). Uppgifterna i personregistret används för att ordna de förmåner – som på grund av giltig lagstiftning tillämpas av arbetslöshetskassan – för arbetskassans medlemmar, såsom inkomstskyddet beskrivet i lagen om utkomstskydd för arbetslösa (1290/2002) och alterneringsersättning beskrivet i lagen om alterneringsledighet (1305/2002) samt i ärenden berörande medlemmarnas medlemskap i tjänsten och förmåner. KOKO-kassan kan inte tillämpa utbetalningen av förmånerna som behandlats i kassan om inte den registrerade levererar de erforderliga uppgifterna för behandlingen. Automatiskt beslutsgivande eller profilering görs inte för de registrerade.
7) Registrets informationsinnehåll	I KOKO-kassans betalningssystem sparas följande uppgifter om kassans medlemmar, vars lagringstid fastställs enligt arkivbildningsplanen: personnummer och namn (efternamn, förnamn) kontaktuppgifter: adress, telefonnummer, e-postadress språkkod kön (beräknas automatiskt från personnumret) kontonummer medlemskapsuppgifter: medlemskapets start- och eventuell utgångsdag samt utträdets orsak, bakgrundsorganisation för de som är försäkrade via fackförbundet, direktmedlemmarnas uppgifter om medlemskapsbetalning, eventuell tidigare medlemskapstid i arbetslöshetskassan och utträdets orsak födelsedatum för under 18-åriga underhållsberättigade barn spärrmarkering inställningar valda i den elektroniska tjänsten, t.ex. för inlämning av betalningsdeklaration förbud mot att skicka kundundersökningar eller nyhetsbrev för att främja sysselsättningen uppgifter för att beställa e-räkning från banken medlemskapsansökan och uppgifter relaterade till behandlingen av den information berörande sökande av förmån, behandling av ärendet, kundrådgivning och utbetalning eventuella klagomålsfrågor, information gällande återkrav eller behandling av oegentligheter. Chattkonversationer sparas på tjänsteleverantörens (Ninchat) server i 13 månader. Kundtjänstens telefonsamtal kan spelas in. Inspelningarna bevaras 2 år på serviceproducentens (Elisa) servern. Ringarens telefonnummer sparas vid inspelningen. Följande information om besöken vid kundbetjäningspunkten sparas i 2 månader: besökets datum och tidpunkt, medlemsnummer, födelseår, kommunikationsspråk, information om det är fråga om fackförbunds- eller direktmedlemskap och besökets orsak. Efter 2 månader anonymiseras informationen och kan endast användas som statistisk information i syfte att utveckla verksamheten. Uppgifterna som har angetts i kundbetjäningspunktens tidsbokningskalender tas bort en vecka efter besöket. KOKOs webbplats använder cookies. Informationen som samlas in av cookies används för att utveckla våra webbplatser och för att underlätta din användning av webbplatsen. En cookie kan lagra en IP-adress, en webbläsare, tiden för ett besök på webbplatsen och de sidor man har besökt. KOKO använder även Google Analytics för att analysera trafiken på sin webbplats. Man kan inaktivera användandet av cookies i sin webbläsares inställningar.
8) Ordinarie informationskällor	Personuppgifter samlas in från kassans medlemmar själva, bakgrundsorganisationer samt i samband med behandling av ansökan från arbetsgivare samt från sådana myndigheter och myndighetsregister till vilka KOKO-kassan har juridisk tillgång. Personuppgifter samlas in endast för utförande av lagstadgade uppgifter och endast i den omfattning som är nödvändig. Ordinarie informationskällor: person- och kontaktuppgifter, basuppgifter berörande medlemskap och anställningsuppgifter angivna i uppgifterna i medlemsansökan och månatlig uppdatering av registerinformationen av de försäkringsorganisationer som uppfyller tjänsteavtalen. medlemsavgiftsinformation i försäkringsorganisationernas medlemsavgiftsregister barn- och adressuppgifter i Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata information om förskottsinnehållning från Skatteförvaltningen arbetskraftspolitiska uttalanden från arbetskraftsmyndigheterna information med registerutdrag från Pensionsskyddscentralen för beräknande av arbetshistoria information om företagsverksamhet från Suomen Asiakastieto Oy:s register andra förmåners utbetalningsuppgifter från Folkpensionsanstalten, pensionsanstalter eller andra arbetslöshetskassor. löne-, förmån- och anställningsuppgifter från inkomstregistret utbetalnings- och förmånsuppgifter för förmånsansökan och behandling av förmån.
9) Ordinarie överlämnande av personuppgifter	Uppgifterna i medlemsregistret överlämnas endast till medlemmen själv eller med uttryckligt samtycke från parten eller hans eller hennes juridiska representant eller på basis av den lag som ger rätt att utlämna uppgifter. Ordinarie överföring av personuppgifter: uppgifter till Skatteförvaltningen om kassans medlemsavgifter samt utbetalning och återkrav av förmåner information till bakgrundsorganisationen om medlemsavgifterna för den bakgrundsorganisation som bekräftat förmånen företagarens betalningsuppgifter för efterskyddsdagpenning till företagarkassan som finansierar efterskyddsdagpenningen lagstadgade uppgifter berörande utbetalning av förmåner till Inkomstregistret, Finansinspektionen, Pensionsskyddscentralen, Arbetslöshetsförsäkringsfonden, arbets- och näringsministeriet, Folkpensionsanstalten och Skatteförvaltningen. På begäran överlämnas uppgifterna till annan arbetslöshetskassa, arbets- och näringsbyrån, utländska (EU/EES) arbetskraftsmyndigheter, Folkpensionsanstalten, social- och hälsoministeriet, försäkrings- och pensionsanstalter, Skatteförvaltningen, socialbyråer, utsökningsverk, läroanstalter, myndigheter som genomför förundersökning och till domstolar och andra myndigheter som har juridisk rätt till informationen. I sin verksamhet kan KOKO-kassan använda underleverantörer till vilka uppgifterna överlämnas för att uppgiften ska kunna genomföras. Underleverantörerna är skyldiga att lämna in ett avtal om tystnadsplikt. Uppgifterna överlämnas inte till utomstående och används inte för direktmarknadsföring. Kundens medlemsnummer och förnamn kommer att förmedlas till Ninchat-tjänsten när chattkonversationen startas i eKommunikation. Chattkonversationer lagras på Ninchats server i 13 månader. Dokument som har signerats via Visma Sign -tjänsten lagras också i Vismas arkiv i sju år. Undertecknaren kan få se sina signerade dokument genom att registrera sig till tjänsten på adressen https://vismasign.se. När kunden deltar i en virtuell konferens via Microsoft Teams förmedlas de namnuppgifter som kunden har registrerat till Microsoft på https://www.microsoft.com/en-us/trust-center/privacy
10) Överföring av data utanför EU eller EES	Uppgifterna överlämnas inte utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
11) Principer för registrets skydd	Manuellt material: Förvaras i KOKO-kassans arkiv. Försäkringsorganisationerna förvarar informationen berörande medlemskap och basuppgifter enligt tjänsteavtalet. Elektroniskt material: Utbetalningssystemets registeruppgifter förvaras i den databas som KOKO-kassan fastställt och som upprätthålls av Futunio Oy enligt ett separat avtal. Databasen är skyddad och det krävs ett personligt användarnamn och lösenord för att få tillgång till den. En uppdaterad kopia av registret förvaras i Futunio Oy:s låsta och försäkrade utrymme. Chattkonversationer förvaras på Ninchats krypterade disksystem. Inspelningarna av kundtjänstens telefonsamtal bevaras vid Elisas inspelningsservicen. I databasen förs det bok över besöken i kundbetjäningspunkten, till databasen är tillträdesrätten begränsad och för användning av den krävs personligt användarnamn och lösenord. Behandlingen av uppgifterna är begränsad så att uppgifter, såsom denna registerbeskrivning, endast får hanteras av personer som är i KOKO-kassans tjänst, och för vilka uppgifterna är väsentliga för att utföra arbetsuppgifterna samt för underleverantörers separat utnämnda personer. Kassans tjänstemän har tystnadsplikt gällande registerinformationen, och den fortsätter efter att anställningen upphört.
12) Den registrerades rättigheter	Den registrerades rättigheter regleras i artiklarna 15-22 i dataskyddsförordningen. Begäran berörande registret ska lämnas in skriftligt till kassan. Den registeransvariga kan vid behov be den som framförde begäran att bevisa sin identitet. Om begäran nekas, avslås begäran med ett skriftligt intyg. Personen har rätt att få en bekräftelse på om personuppgifter som berör honom eller henne behandlas. Den registrerade har dessutom rätt att kontrollera den information som finns om honom eller henne i registret och begära att eventuella fel korrigeras. Kontrollbegäran ska alltid lämnas in skriftligt till kassan. Informationen kan kontrolleras och uppdateras i eKommunikation-tjänsten, till vilken det finns en länk på KOKOs hemsida www.kokokassa.fi. Enligt artikel 17 har den registrerade rätt att kräva att hans eller hennes uppgifter tas bort. Denna rättighet begränsas av de situationer som beskrivs i artikel 17 där rätt till borttagning inte finns, såsom kassans lagstadgade skyldighet att förvara information. Den registrerade har rätt att kräva begränsning av behandlingen enligt artikel 18, bland annat i situationer då den Registrerade bestrider personuppgifternas riktighet. De registrerade har rätt att få sina personuppgifter överförda från ett system till ett annat i de situationer och på de sätt som beskrivs i artikel 20. Dessa situationer berör inte arbetslöshetskassan, men förfaranden som överenskommits mellan kassorna med vilka medlemskapen kan överföras enkelt från en kassa till en annan. Om behandlingen sker på basis av samtycke enligt artikel 6, har den registrerade rättighet att annullera sitt samtycke på basis av punkt 3 i artikel 7. I princip behandlar inte kassan personuppgifter på basis av samtycke, så detta kommer inte på fråga. Kassan skickar inte direktmarknadsföring till sina medlemmar. Kassan kan ändå skicka enkätundersökningar om kundtillfredsställelse- eller förfrågningar för andra undersökningar samt nyhetsbrev med syfte att främja sysselsättning. Om så önskas kan medlemmarna förbjuda att alla sorters förfrågningar och nyhetsbrev skickas, genom att meddela kassan om saken med ett fritt formulerat skriftligt meddelande. Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till övervakningsmyndigheten om den registrerade anser att hans eller hennes rättigheter i ljuset av dataskyddsförordningen har brutits.