Kesälomakauden lähestyessä työpaikoilla suunnitellaan kesälomia ja sitä, miten työpaikan pyörät pidetään pyörimässä lomien aiheuttamasta hetkellisestä henkilöstövajauksesta huolimatta.
Meillä KOKOssa varautuminen aloitettiin tänä vuonna hyvissä ajoin alkuvuodesta, koska oli ilmeistä, että ”tilauskirjamme” ovat täynnä kesällä 2023. Työttömyyskassassa tilauskirja tarkoittaa käytännössä sitä, miten paljon käsiteltäviä ansiopäiväraha-, muutosturvaraha-, vuorottelukorvaus- ja liikkuvuusavustushakemuksia saapuu. Lisäksi hoidamme lukuisia muita, volyymiltään pienempiä ”tilauksia”, kuten takaisinperintä-, jäsenyys- ja valitusasioita.
Vuosi 2023 on hakemusmääriltään ylittänyt kirkkaasti vuoden 2022. Alkavien työttömyysjaksojen hakemuksia, eli ensihakemuksia, on tullut kuukausittain noin 70 prosenttia enemmän kuin edeltävänä vuonna. Jatkohakemuksissa nousua ei toistaiseksi ole juurikaan ollut.
Hiomme prosessejamme läpi vuoden, mutta aina ennen kesälomakautta terästäydymme varmistamaan, että jokainen käsiparimme on käytettävissä hakemusten käsittelyyn, asiakaspalveluun ja käsittelyä tukeviin tehtäviin, ja että jokaisella on tavoite kirkkaana mielessään. Tavoite on, että kassan työntekijöiden lomailu näkyy jäsenillemme mahdollisimman vähän.
Tänäkin vuonna paiskimme pitkin kevättä hommia, jotta kaikki työtehtävät, jotka voitiin tehdä ns. alta pois, saatiin tehdyksi. Näin olemme voineet kesällä keskittyä asiakaspalveluun ja hakemuskäsittelyyn. Panostimme myös siihen, että hakemuksia olisi jonossa mahdollisimman vähän silloin kun kuumin kesälomakausi alkaa.
Omalta osaltaan onnistuneen kesän takaa kesälomien suunnittelu ja järkevä sijoittelu. Varmistimme yhdessä henkilöstön kanssa, että jokaisella viikolla on paikalla riittävä määrä asiantuntijoita.
Tänä vuonna oli selvää, että tarvitsemme lisäkäsiä. Niinpä rekrytoimme kesätyöntekijöitä, joiden koulutus aloitettiin hyvissä ajoin ennen vakituisen henkilöstön kesälomia. Taitavat kesätyöntekijämme ovat konkareiden tuella ottaneet vastuun asiakaspalvelutehtävistä.
Joskus hakemuksen ”oma” käsittelijä jää lomalle, kun käsittely on vielä kesken. Siksi on tärkeää varmistaa, että jokaisella lomailijalla on tuuraaja, joka voi sujuvasti jatkaa siitä, mihin kollega on jäänyt. Vaihtelevien kesälomakausien takia tuurausten järjesteleminen on melkoinen palapeli, jota ei kukaan pysty rakentamaan yksin. Sujuvaa yhteistyötä esihenkilöiden ja asiantuntijoiden välillä tarvitaan.
Kesälomakauden ulkopuolella jokainen kassassa vastaa omasta tontistaan. Kesällä kukin meistä joutuu (ja pääsee!) vieraammalle maalle, kun eteen tulee tilanteita, jotka normaalisti ovat jonkun muun vastuulla. Tämä kysyy kiireen keskellä joustavuutta, paineensietokykyä ja välillä vähän luovuuttakin.
Kesän korvalla keskustelimme henkilöstöpalaverissa tulevasta kesästä. Pyysin, että kukin kirjoittaa palaverin chattiin, minkälaisia mietteitä kesän työtilanne herättää. Tällaisia kommentteja sain:
”Ei tarvitse peukaloita pyöritellä”
”Yhteistyö”
”Hyvä fiilis”
”Kyl me pärjätään”
”Kiire, mutta hoituu!”
Syksyllä nähdään, miten onnistuimme. Ainakin asenne on kohdillaan.
