Jäsentieto- ja maksurekisteri

Sisältää selosteen käsittelytoimista ja tiedot rekisteröidyn informoimiseksi.

Tietosuoja-asetus (2016/679) 13, 14 ja 30 artiklat.

Päivitetty 12.12.2022 (versio 2.2)

1) Rekisterin nimi	Jäsentieto -ja maksurekisteri
2) Rekisterinpitäjä	Korkeasti koulutettujen kassa KOKO Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki puh. 09 4763 7600 www.kokokassa.fi
3) Rekisterin vastuuhenkilö	Kassanjohtaja Outi Mäki, yhteystiedot kohdassa 2
4) Rekisterin yhteyshenkilö	Etuusjohtaja Anna-Stiina Luukkainen, yhteystiedot kohdassa 2
5) Tietosuojavastaava	Tietohallintopäällikkö Kirsi Liikkanen, kirsi.liikkanen(at)kokokassa.fi
6) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus	Työttömyyskassan tehtävänä on työttömyysturvalaissa ja vuorotteluvapaalaissa tarkoitettujen etuuksien järjestäminen jäsenilleen. Tämän tehtävän hoitamiseksi KOKOn jäsentieto- ja maksurekisteriin kirjataan henkilötietoja kassan jäsenistä. Tietoja käytetään lakisääteisessä jäsenyys- ja etuusasioiden käsittelyssä. Lisäksi tietoja käytetään etuustietojen selvittämiseen Verohallinnolle, Eläketurvakeskukselle, sosiaali- ja terveysministeriölle, työ- ja elinkeinoministeriölle, Finanssivalvonnalle sekä muille tahoille, joilla on lakiin perustuva tietojensaantioikeus. Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6. artiklan 1 c) kohtaan. Velvoite perustuu työttömyyskassalain (24.8.1984/603) ensimmäiseen pykälään. Henkilörekisteritietoja käytetään kulloinkin voimassa olevasta lainsäädännöstä johtuvien työttömyyskassan toimeenpanemien etuuksien kuten työttömyysturvalaissa (1290/2002) tarkoitetun ansioturvan ja vuorotteluvapaalaissa (1305/2002) tarkoitetun vuorottelukorvauksen järjestämiseen työttömyyskassan jäsenille sekä työttömyyskassan jäsenten palveluun jäsenyyttä ja etuuksia koskevissa asioissa. KOKO ei pysty toimeenpanemaan kassan käsittelemien etuuksien maksamista, ellei rekisteröity toimita käsittelylle tarpeellisia tietoja. Rekisteröityihin ei kohdisteta automaattista päätöksenantoa tai profilointia.
7) Rekisterin tietosisältö	KOKOn maksatusjärjestelmään tallennetaan kassan jäsenistä seuraavia tietoja, joiden säilytysajat määräytyvät arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti: henkilötunnus ja nimi (sukunimi, etunimet) yhteystiedot: osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite kielikoodi sukupuoli (lasketaan automaattisesti henkilötunnuksesta) tilinumero jäsenyystiedot: jäsenyyden alkamis- ja mahdollinen päättymispäivä sekä eron syy, liiton kautta vakuutettujen osalta taustajärjestö, suorajäsenten jäsenmaksutiedot, mahdollinen edellisen työttömyyskassan jäsenyysaika ja eron syy alle 18-vuotiaiden huollettavien lasten syntymäajat sähköisestä palvelusta valitut asetukset esim. maksuilmoituksen toimittamiselle turvakielto jäsenen asettama kielto lähettää asiakastutkimuksia ja työllistymisen edistämiseen tähtääviä tiedotteita pankista saadut e-laskun tilaamiseen liittyvät tiedot jäsenhakemukseen ja sen käsittelyyn liittyvät tiedot etuuden hakemiseen, asian käsittelyyn, asiakasneuvontaan ja maksatukseen liittyvät tiedot mahdolliset valitusasioihin, takaisinperintään tai väärinkäytösten käsittelyyn liittyvät tiedot. Chat-keskustelut säilytetään 13 kuukauden ajan palveluntuottajan (Ninchat) palvelimella. Asiakaspalvelun puheluita voidaan tallentaa. Tallenteet säilytetään 2 vuotta palveluntuottajan (Elisa) palvelimella. Nauhoitteen yhteyteen tallentuu soittajan puhelinnumero. Käynneistä asiakaspalvelupisteessä säilytetään 2 kuukauden ajan seuraavat tiedot: käynnin päivämäärä ja kellonaika, jäsennumero, syntymävuosi, asiointikieli sekä tieto siitä, onko kyseessä liitto- vai suorajäsen ja asioinnin syy. Kahden kuukauden jälkeen tiedot anonymisoidaan ja niitä voidaan käyttää vain tilastotietona toiminnan kehittämiseksi. Asiakaspalvelupisteen ajanvarauskalenteriin annetut tiedot poistetaan viikon kuluessa käynnistä. KOKOn verkkosivuilla käytetään evästeitä. Evästeiden keräämiä tietoja käytetään verkkosivujemme kehittämiseen ja helpottamaan sivuston käyttöä. Evästeeseen voidaan tallentaa kävijän IP-osoite, käytetty selain, sivuilla käynnin kellonaika ja sivut, joilla kävijä on vieraillut. Verkkosivujemme kävijätiedon analysointiin käytetään Google Analyticsiä. Kävijä voi estää evästeiden käytön selaimen asetuksista.
8) Säännönmukaiset tietolähteet	Henkilötietoja kerätään kassan jäseniltä itseltään, taustajärjestöltä sekä hakemuskäsittelyn yhteydessä työnantajilta sekä sellaisilta viranomaisilta ja viranomaisrekistereistä, joihin KOKOlla on laillinen käyttöoikeus. Henkilötietoja kerätään vain lakisääteiden tehtävän suorittamista varten ja ainoastaan siinä laajuudessa, kuin on tarpeen. Säännönmukaiset tietolähteet: Henkilö- ja yhteystiedot, jäsenyyteen liittyvät perustiedot ja työsuhdetiedot jäsenhakemuksessa annetuista tiedoista ja palvelusopimusten mukaisista vakuuttajajärjestöjen kuukausittaisista rekisteritietojen päivittämisistä. jäsenmaksutiedot vakuuttajajärjestöjen jäsenmaksurekisteristä lapsi- ja osoitetiedot Digi- ja väestötietovirastosta ennakonpidätystiedot Verohallinnolta työvoimapoliittiset lausunnot työvoimaviranomaisilta työhistorian laskentaa varten tiedot Eläketurvakeskuksen rekisteriotteelta yritystoimintatiedot Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä muiden etuuksien maksatustiedot Kansaneläkelaitokselta, eläkelaitoksilta tai muilta työttömyyskassoilta. palkka-, etuus- ja työsuhdetiedot tulorekisteristä maksatus- ja etuustiedot etuushakemuksista ja etuuskäsittelystä.
9) Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset	Jäsenrekisterin tietoja luovutetaan vain jäsenelle itselleen sekä asianosaisen tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisen suostumuksen perusteella taikka hänen tietojensa luovuttamiseen oikeuttavan lainsäädöksen perusteella. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä käytetä suoramarkkinointiin. Säännönmukaisia henkilötietojen siirtoja: kassan jäsenmaksuja sekä etuuksien maksatusta ja takaisinperintää koskevat tiedot Verohallinnolle tieto etuudesta kuitatun taustajärjestön jäsenmaksusta taustajärjestölle yrittäjän jälkisuojapäivärahan maksutiedot jälkisuojapäivärahan rahoittavalle yrittäjäkassalle lakisääteiset etuusmaksatukseen liittyvät tiedot Tulorekisteriin, Finanssivalvonnalle, Eläketurvakeskukselle, Työttömyysvakuutusrahastolle, työ- ja elinkeinoministeriölle, Kansaneläkelaitokselle ja Verohallinnolle. Pyynnöstä tietoja luovutetaan toiselle työttömyyskassalle, työ- ja elinkeinotoimistolle, ulkomaan (EU/ETA) työvoimaviranomaisille, Kansaneläkelaitokselle, sosiaali- ja terveysministeriölle, vakuutus- ja eläkelaitoksille, Verohallinnolle, sosiaalitoimistoille, ulosottoviranomaisille, oppilaitoksille, esitutkintaa suorittaville viranomaisille ja tuomioistuimille ja muille viranomaisille, joilla on lakisääteinen tietojensaantioikeus. KOKO voi toiminnassaan käyttää alihankkijoita, joille luovutetaan tietoja tehtävän suorittamiseksi. Alihankkijoilta edellytetään vaitiolositoumuksen antamista. Ninchat-palveluun välitetään asiakkaan jäsennumero ja etunimi, kun chat-keskustelu aloitetaan eAsioinnissa. Chat-keskustelut tallennetaan Ninchatin palvelimelle 13 kuukauden ajaksi. Visma Sign -palvelun kautta allekirjoitetut asiakirjat tallentuvat myös Visman arkistoon seitsemäksi vuodeksi. Allekirjoittaja pääsee katsomaan allekirjoittamiaan asiakirjoja rekisteröitymällä palveluun osoitteessa https://vismasign.fi. Asiakkaan osallistuessa Microsoft Teamsin välityksellä toteutettavaan virtuaalineuvotteluun asiakkaan kirjaama nimitieto välittyy Microsoftille https://www.microsoft.com/fi-fi/trust-center/privacy
10) Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle	Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11) Rekisterin suojauksen periaatteet	Manuaalinen aineisto: Säilytetään KOKOn arkistossa. Vakuuttajajärjestöt säilyttävät palvelusopimusten mukaisesti jäsenyyteen ja perustietoihin liittyviä tietoja. Sähköinen aineisto: Maksatusjärjestelmän rekisteritietoja säilytetään KOKOn määräämässä tietokannassa, jota ylläpitää Futunio Oy erillisen sopimuksen mukaisesti. Tietokanta on suojattu ja siihen pääsemiseen tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterin päivitettyä kopiota säilytetään Futunion lukitussa ja varmennetussa tilassa. Chat-keskustelut säilytetään Ninchatin levyjärjestelmällä, joka on salattu. Asiakaspalvelun puhelunauhoitteet säilytetään Elisan tallennepalvelussa. Asiakaspalvelupisteessä käynneistä pidetään kirjaa tietokannassa, johon pääsyoikeus on rajattu ja jonka käyttöön vaaditaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Tietojen käsittelyä on rajoitettu siten, että tämän rekisteriselosteen mukaisia tietoja saavat käsitellä vain ne KOKOn palveluksessa olevat henkilöt, joiden työtehtävien hoitamisen kannalta ne ovat oleellisia sekä alihankkijoiden erikseen määrätyt henkilöt. Kassan toimihenkilöillä on rekisteritietojen osalta salassapitovelvollisuus, joka jatkuu vielä palvelussuhteen päätyttyäkin.
12) Rekisteröidyn oikeudet	Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 15-22 mukaan. Rekisteriä koskevat pyynnöt on toimitettava kassaan kirjallisena. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Jos pyynnön toteuttamisesta kieltäydytään, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus. Henkilöllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot kassan rekisterissä ja pyytää mahdolliset virheet korjattaviksi. Tarkastuspyynnöt on toimitettava kassaan aina kirjallisesti. Tietoja voi tarkistaa ja päivittää eAsiointi-palvelussa, johon löytyy linkki kassan kotisivuilta www.kokokassa.fi. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojaan poistettaviksi artiklan 17 mukaisesti. Tätä oikeutta rajaavat artiklan 17 kuvaamat tilanteet, joissa poisto-oikeutta ei ole, kuten kassan lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista artiklan 18 mukaisesti muun muassa tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Rekisteröidyillä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen artiklan 20 kuvaamalla tavalla ja tilanteissa. Nämä tilanteet eivät koske työttömyyskassaa, mutta kassojen kesken on yhdessä sovittu menetelmä, jolla jäsenyys saadaan siirrettyä yksinkertaisesti kassasta toiseen. Jos käsittely tapahtuu artikla 6:n mukaisen suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa artikla 7:n kohdan kolme perusteella. Lähtökohtaisesti kassa ei käsittele henkilötietoja suostumuksen perusteella, joten tämä ei tule kysymykseen. KOKO ei lähetä jäsenilleen suoramarkkinointia. Kassasta voidaan kuitenkin lähettää jäsenille asiakastyytyväisyys- tai muihin tutkimuksiin liittyviä kyselyjä sekä tiedotteita, joiden tarkoitusperä on työllistymisen edistäminen. Jäsenet voivat halutessaan kieltää kaikenlaisten kyselyjen ja tiedotteiden lähettämisen ilmoittamalla asiasta kassaan vapaamuotoisella kirjallisella ilmoituksella. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että hänen oikeuksiaan on tietosuoja-asetuksen valossa loukattu.